Entenda a importância do mapeamento para a execução das melhores soluções
Processos podem ser muito complexos e envolver uma série de atividades interdependentes, requerendo o trabalho de muitos participantes.
Além disso, algumas atividades podem ser pouco evidentes e passar despercebidas até para os olhos mais atentos. É neste tipo de situação que mapeamento de processos de negócio torna-se fundamental.
Qual o objetivo do mapeamento de processos de negócio?
O objetivo do mapeamento de processos de negócio é identificar estes processos, bem como suas atividades e participantes, sejam eles pessoas ou sistemas automatizados e documentar estes fluxos de forma clara, utilizando-se de padrões de notação conhecidos.
Antes de iniciar o mapeamento de processos, é necessário definir o que se quer mapear e qual é o objetivo deste trabalho, estabelecendo-se seus limites e o nível de detalhamento desejado.
Um dos objetivos mais comuns do mapeamento é documentar processos da forma como eles são executados atualmente, também conhecido como “as is”.
Outra meta é definir como um processo, em uma situação ideal, deveria ser executado, também definido como “to be”.
Quais são as formas de documentar os processos?
Existem várias formas de se documentar processos, com diversas notações diferentes. Dentre as principais, podemos destacar:
Fluxogramas
Utilizados desde a década de 1920, fluxogramas são amplamente conhecidos e têm uma notação relativamente simples e de fácil entendimento.
Diagrama de atividades
Este tipo de diagrama foi criado dentro da UML (Unified Modeling Language) com o objetivo de se documentar comportamento de sistemas.
Porém, por sua simplicidade e facilidade de uso, foi rapidamente incorporado ao mapeamento de processos. Entretanto, é inadequado para mapeamento de processos mais complexos.
BPMN
Desenvolvido pela Business Process Management Initiative (BPMI), o BPMN foi criado com o objetivo de se tornar um padrão de mercado para notações de mapeamento e modelagem de processos.
A partir de 2005, com a fusão entre a BPMI e a OMG (Object Management Group), esta última entidade passou a ser a responsável por sua manutenção e atualização.
Atualmente, a BPMN é a notação mais utilizada no mercado para o mapeamento e modelagem de processos de negócio, por conter uma série de artefatos que facilitam a documentação de processos complexos, além de permitir sua leitura por sistemas de gerenciamento de processos (BPMS).
Qual a finalidade do mapeamento dos processos?
Uma vez mapeados, os processos precisam ser validados com as áreas envolvidas. Isso ocorre para que se tenha certeza de que aquilo que está documentado reflete a realidade, no caso do mapeamento “as is”, ou que represente aquilo que realmente se pretende, no caso do mapeamento “to be”.
O mapeamento de processos de negócio é a base para que se possa conhecer profundamente os processos existentes e realizar melhorias como, por exemplo, eliminação de tarefas desnecessárias ou redundantes, redefinição de papéis, realocação de recursos, entre outras.
Técnicas de análise e melhoria de processos como Lean Manufacturing e Six Sigma utilizam o mapeamento de processos como base.
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