O intuito da automatização de processos de negócio é permitir que estas atividades sejam realizadas de forma automática com o uso de tecnologia, afinal, grande parte das atividades realizadas em uma empresa se trata de uma série de tarefas repetitivas, executadas de forma manual pelos profissionais.
- Com a menor intervenção manual, os riscos de erros diminuem.
- O trabalho dos profissionais fica facilitado, otimizando os recursos e reduzindo os tempos de execução e os custos de operação.
- A automatização permite um maior controle das atividades realizadas.
- O controle maior vai facilitar a identificação de gargalos e medidas para solucioná-los, aumentando a produtividade.
- Permite a coleta de dados que irão gerar métricas que podem direcionar a melhoria contínua dos processos.
- Estas métricas podem ser geradas em tempo real, auxiliando na tomada de decisão.
- Facilita o gerenciamento dos processos
- Melhora a comunicação entre as diversas áreas da empresa e, até mesmo, com terceiros.
- Permite a integração entre diversas plataformas.
Realizar o mapeamento dos processos é a forma mais objetiva se de iniciar este projeto. Com o mapeamento será possível identificar as atividades que representam o maior custo de execução ou que representam os maiores gargalos na organização.
Atividades poderão ser padronizadas e uniformizadas, permitindo maior controle e escalabilidade.
Com todas estas informações, será possível identificar aquelas atividades que trarão maior retorno se puderem ser automatizadas, seja no todo ou em parte.
Também faz parte deste planejamento identificar que soluções serão adotadas para a automatização dos processos.
É muito importante a adoção de uma solução que se enquadre às necessidades da organização e que deem o nível de flexibilidade e adaptação exigidos pelo negócio.
Soluções de automatização de processos
Em princípio, qualquer sistema que substitua tarefas manuais ou que auxilie em sua execução pode ser considerado como uma solução de automatização de processos.
Desta forma, sistemas personalizados, desenvolvidos com propósitos específicos até sistemas ERP podem ser considerados no momento de se planejar uma implantação.
Estas modalidades de sistemas são amplamente conhecidas no mercado, porém, existem soluções desenvolvidas com o propósito específico de automatização de fluxos de trabalho.
Conhecidas inicialmente como soluções de workflow, atualmente ganharam uma extrema sofisticação e são conhecidas de forma genérica por BPMS (Business Process Managemente Systems).
Ferramentas BPMS mais sofisticadas permite que toda a automatização dos processos seja criada a partir dos modelos BPMN utilizados na análise e mapeamento dos processos de negócio, dando autonomia à empresa para definir suas regras de negócio sem a necessidade de intervenção de desenvolvedores.
Uma vez configuradas em em uso, estas ferramentas permitem o controle em tempo real das atividades, incluindo a comunicação e a transferência das atividades entre os profissionais, gerando diversos indicadores e dando transparência e agilidade às informações.
Conclusão
Existem muitas formas de se automatizar processos de negócio, além se um número bastante razoável de opções disponíveis no mercado, seja através de consultorias, seja através de aplicações.
Não há dúvidas sobre as vantagens que a automatização de processos pode trazer para a organização, mas é muito importante a avaliação da relação custo-benefício da implantação deste tipo de solução.
Uma avaliação criteriosa do modelo a ser adotado e das soluções disponíveis é fundamental, além do envolvimento efetivo da direção da empresa nesse sentido.