Tão importante quanto uma empresa atender bem os clientes, está a tarefa de fazer o follow up de compras junto aos fornecedores e garantir a entrega de produtos e serviços, com toda qualidade e eficiência exigida pelos consumidores.
Dessa forma, é imprescindível que as empresas tenham um departamento de compras que faça os pedidos certos, no momento mais adequado, com a quantidade que possa ficar à disposição no estoque e, consequentemente, da clientela final.
Isso tudo faz a diferença no planejamento estratégico de negócios, na lucratividade do empreendimento, qualquer que seja a finalidade estabelecida.
Por isso, a estruturação de um departamento de compras que faz o follow up, ou acompanhamento, em português, junto aos fornecedores e parceiros comerciais faz parte da rotina de trabalho.
A denominação pode se alterar entre departamento ou setor de compras, mas a finalidade é a mesma. Ficar atento quanto às oportunidades de negócios junto ao mercado fornecedor, buscando insumos que possam reduzir os custos e aumentar o lucro.
Além disso, há a possibilidade de maximização de eficiência entre outros setores, principalmente o de marketing, o de vendas e em paralelo o atendimento ao consumidor.
Dois modelos de follow up de compras
O follow up de compras está intimamente relacionado a uma rede de fornecedores, em que o fluxo é frequente e exige uma padronização para manter a qualidade e identidade, além de evitar ao máximo qualquer tipo de problema.
No entanto, há dois modelos de follow up de compras que possuem diferenças aparentes, e que precisam ser reconhecidas: a corretiva e a preventiva.
1. Follow up corretivo ajusta possíveis falhas
Nem tudo é perfeito de modo que não possa ocorrer uma falha ou um erro que demanda uma correção nos processos produtivos, em qualquer situação que envolve o ser humano.
Isso posto, é preciso reconhecer que o follow up corretivo serve exatamente para corrigir/adequar o que está errado, porém com a máxima de que a prática leva à perfeição.
A equipe responsável pelo setor de compras precisa identificar o quanto antes e, se possível, corrigir qualquer falha para que não ocorra novamente, evitando impactos sobre outros processos operacionais.
2. Follow up preventivo se antecipa aos problemas
A antecipação pode estar relacionada a um zelo e cuidado excessivo. Quando se trata de follow up de compras, isso é levado em consideração pois envolve terceiros em duas pontas distintas: o fornecedor por um lado, e o cliente final do outro.
Sendo assim, é importante adotar práticas que visam a prevenção sobre qualquer intercorrência entre esses dois polos, para evitar qualquer problema.
Com isso, fica mais fácil cumprir os prazos apresentados, seguindo critérios que envolvem diversos setores, principalmente a logística e distribuição de bens de consumo e realização de serviços.
Em ambos os casos é importante ressaltar que a afinidade com os fornecedores é essencial, faz parte do modelo de negócio e precisa haver uma sintonia a todo instante para atender bem todos os lados.
Dicas que favorecem setor de follow up de compras
Fazer o acompanhamento dos pedidos, a partir dos fornecedores, seja qual for a área de atuação de uma empresa, e o direcionamento correto para a distribuição ao mercado consumidor é papel principal do departamento de compras.
Para garantir a máxima eficiência e estabelecer um padrão de qualidade elevado, vale conhecer 8 dicas que podem ajudar quem está envolvido nesse processo.
1. Estabeleça uma padronização de fornecedores
A empresa que deseja ser uma referência no mercado precisa ter parcerias comerciais e fornecedores que tenham o mesmo padrão e desenvoltura quanto à qualificação.
Tendo um patamar elevado, uma empresa que trabalha com os principais fabricantes de robôs vai trabalhar com fornecedores que não falham no atendimento primordial, assim como na disposição de materiais para a continuidade do trabalho.
Por isso é importante se atentar quanto à estrutura do próprio fornecedor, para entender se possui tamanho adequado para o follow up de compras ser atendido com sucesso.
As capacidades produtivas e, até mesmo a forma administrativa dizem muito sobre o nível de padrão que se espera de um fornecedor e, assim, incluí-lo na carteira de compras para atendimento pleno.
2. Conheça os fornecedores in loco
Toda empresa que se coloca à disposição dos clientes para atender as demandas e, por que não, saciar certa curiosidade, pode abrir as portas para que possam conhecer os procedimentos e a linha de produção.
Isso pode ser feito por visitas guiadas, ou mesmo por meios digitais, como vídeos institucionais disponíveis na internet.
Quando uma empresa precisa desenvolver um estabilizador industrial, vale a visita ao fornecedor, conhecer os profissionais que estão à disposição, e a capacitação técnica para atender bem.
Essa troca de conhecimento permite que o fornecedor entenda as necessidades, e o departamento que faz o follow up de compra reconheça a capacitação profissional para atendimento sobre os pedidos solicitados, acompanhando a qualidade e satisfação dos serviços e fluxos.
3. Faça o monitoramento do próprio estoque
Uma fábrica de eletrodomésticos e equipamentos profissionais precisa atender conforme a demanda de mercado.
Os chapa de alumínio composto acm preço que atendem supermercados, padarias, açougues e outros tipos de estabelecimentos comerciais precisam manter uma linha de produção contínua.
Dessa forma, o follow up de compras deve estar sempre atento quanto ao estoque de matéria-prima, e entrar em contato com o fornecedor quando há um limite para atender os clientes.
Sem esse estoque, pode ser que diferentes setores sejam prejudicados, e isso não pode ocorrer. Por isso é preciso manter contato com os fornecedores e o controle de fluxos e estoque continuamente.
4. Tenha um bom relacionamento com fornecedores
Como em qualquer situação social, o bom relacionamento é prática salutar e evidencia qualidades humanas que elevam a um patamar mais elevado, mesmo no setor comercial.
Um fabricante de gerador sempre estará em contato com os fornecedores de peças. Nesse caso, o follow up de compras é um ente comercial fundamental e que deve atuar de forma mais “isolada”.
No entanto, isso deve ser levado em consideração pelas médias e grandes corporações, pois muitas vezes uma conversa direta pode evitar diversos contratempos, inclusive a falta de matéria-prima para a construção de uma piscina, ou seja qual for o tipo de construção,.
5. Evite gargalo ou interrupção por falta de material
A produtividade em alta demanda o uso de matéria-prima em nível elevado. Por isso o acompanhamento do estoque é essencial, e não deve ser deixado de lado quando está em baixa, contando com o fornecedor.
Uma linha de produção de mochila brinde corporativo pode passar por apuros caso o follow up junto ao fornecedor não acompanhe os trâmites de compra, por diversos motivos, como produção em baixa, ou falta de determinada matéria-prima básica estar em falta no mercado.
A importância do follow up de compras está nesse ponto, em que é possível evitar um gargalo ou uma interrupção da linha de produção.
Afinal, assim como o cliente precisa ser acompanhado para a satisfação, os parceiros e fornecedores devem ser acompanhados, tendo contatos frequentes para manter a qualidade e entrega das operações.
6. A automação agiliza os processos
A automação industrial está em ampla expansão, ainda mais com os avanços tecnológicos presentes na rotina da sociedade.
Assim, a contratação de uma empresa de climatizador para igreja personalizadas que podem ajudar no follow up de compras, indicando o nível de estoque, entre outros pontos associados ao departamento responsável e aos próprios fornecedores, é crucial.
7. Veja os indicadores de desempenho do fornecedor
Como dito anteriormente, é importante conhecer o fornecedor em toda a dimensão.
Para isso, há diferentes indicadores de desempenho que podem ser aplicados, entre os quais:
- Nível de entrega;
- Pesquisa de satisfação;
- Saving financeiro;
- Tabela de preço;
- Taxa de devolução;
- Tempo de resposta.
Uma fábrica de tubos trepanados pode fazer toda uma pesquisa de mercado, dentro de um processo de parceria comercial com fornecedores e estabelecer determinadas métricas para a análise dos indicadores postados.
Isso permite garantir um fornecedor com nível de excelência elevado, que atenda às características propostas como essencial na eficiência e na qualidade que se propõe a atender o cliente final.
8. Faça reavaliação de fornecedores
Ao longo do tempo, é preciso que a própria equipe de follow up de compras, gestores e líderes, façam uma reavaliação dos fornecedores que estão à disposição da empresa e todos os processos do empreendimento, inclusive o de compras.
Uma construtora que faz a encomenda de peças para elevadores thyssenkrupp com diferentes fornecedores pode ter uma surpresa no valor final, ou na equipe de trabalho disponível, verificando se trocas podem ser necessárias, bem como otimizar a comunicação.
Conclusão
Quanto melhor estruturado o departamento de compras, mais fácil fica a responsabilidade sobre o follow up dedicado aos contatos com fornecedores e parceiros comerciais.
Sendo assim, é preciso investir em profissionais capacitados, que possam decidir de maneira pontual, caso a caso, além de poder empregar estratégias no momento de compra dos insumos.
O monitoramento entre os elos que formam a cadeia de suprimentos, a partir da chegada da matéria-prima, até a saída dos bens de consumo e realização de serviços, tudo deve ser acompanhado de maneira apropriada e com toda a segurança necessária.
Com a disposição de ferramentas digitais, softwares dedicados e programas personalizados para a empresa, fica evidente a otimização na realização das tarefas.
Por fim, a checagem de todos os processos e a administração corporativa com processos bem definidos e automatizados garantem a eficiência que o follow up de compras precisa.
Além disso, reduz a burocratização e qualifica os fornecedores, eliminando ruídos de comunicação e garantindo as entregas para o cliente final, mitigando qualquer risco aparente.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.