CRM, CDO, ERP e várias outras siglas compõem o cenário das soluções disponíveis no mercado de tecnologia direcionada ao auxílio na gestão de empresas. Como saber o que vai ajudar minha empresa a crescer e o que vai somente compor a lista de gastos? Neste artigo vamos abordar os pontos importantes na escolha de soluções em tecnologia para auxiliar na gestão de empresas.
Segurança
Os dados cadastrais e o histórico de interações dos seus clientes compõem uma parte importante do ativo imaterial de sua empresa. Vazamentos dessas informações podem significar desde perda de clientes até mesmo a quebra do acordo de confidencialidade. Informe-se sobre os padrões de segurança adotados pelo software, como por exemplo o controle de acesso individual.
Estrutura
Qual a estrutura necessária para rodar o software? Em quais custos isso implica (desde compra de equipamentos até licenças de software para os servidores instalados localmente ou, então, quais os custos para os servidores na nuvem). Qual a necessidade de contratação de mão de obra qualificada para manter a estrutura?
Relação custo-benefício
Faça as contas! Se já sabe quanto vai gastar anualmente com a solução de gestão de empresas, é hora de ponderar qual a estimativa de aumento efetivo no lucro da empresa. Faça projeções de pequeno, médio e longo prazos. O transtorno da implementação e os custos têm que ser justificados pela lucratividade obtida. Parece óbvio, mas esse é um dos pontos mais negligenciados no momento da decisão de contratação de soluções de gestão.
Interface responsiva?
Mesmo que não seja relevante para sua empresa o acesso à plataforma via dispositivos móveis, além de aumentar a efetividade das decisões quando o pessoal está fora da empresa, esses dispositivos já estão se tornando a principal (e em alguns casos) única plataforma pra interação com relatórios e informações relevantes para tomada de decisões nas empresas.
Usabilidade
A interface dos aplicativos devem ser intuitivas pra quem está acostumado com a operação no dia-a-dia. Quanto mais complicada a interface, maior o custo de treinamento e maior as chances do usuário cometer erros. Também é importante que a interface seja fluida, para garantir a melhor experiência do usuário.
Atende às necessidades da empresa?
Outro ponto importante! Promessas do tipo “vamos implementar isso no futuro”, sem garantias contratuais e prazos especificados podem transformar a solução escolhida em um grande elefante branco. Se o sistema não atende a todas as necessidades da empresa, analise outras opções no mercado antes de optar pela compra.
Qual a política de atualizações?
Informe-se sobre a frequência de atualização do software e também como funciona para notificar um bug, qual o prazo pra correção e qual o fluxo de trabalho da solicitação até a conclusão da atualização/correção de bug ou recurso.
Como funciona o suporte?
Alguns contratos têm garantias de níveis de serviço, horários de atendimento flexíveis (ou 24 horas). Então, é possível saber antes de contratar um serviço como vai ser o suporte da empresa. Pesquise a internet por reclamações (em sites como o reclameaqui, por exemplo) e procure analisar as questões enfrentadas pelos usuários e como a empresa lidou com isso.
Conclusões sobre tecnologia e gestão de empresas
São muitas variáveis que precisam ser analisadas antes da decisão de implantar um software de gestão de empresas em sua companhia. Todas são importantes mas, antes de qualquer coisa, avalie se instalar um software específico efetivamente torna sua empresa mais lucrativa do que o custo da solução.