Como o investimento em sistemas pode reduzir os custos de sua empresa?

Hoje o investimento em tecnologia, mais especificamente em sistemas ajuda os empresários a tornarem os processos cada vez mais práticos, rápidos e enxutos. Isso por si só impacta diretamente nos processos das empresas, tornando-as cada vez mais produtivas e lucrativas, além de proporcionar uma excelente redução de custos.

Toda empresa sobrevive de processos e pessoas, quanto mais processos mal documentados, mal estipulados ou ainda mal seguidos maiores os riscos desses processos serem incorretos e estarem gerando custos desnecessários a empresa. Por isso é uma pratica cada vez maior informatizar e automatizar o máximo possível dos processos de uma empresa, tornando assim algo padronizado e com uma redução de custo acentuada.

Primeiro vale a pena entender que os valores contabilizados em tecnologia, mais especificamente em sistemas, não devem ser simplesmente apontados como custos, todo e qualquer projeto de sistemas para uma empresa visa um resultado final e esse objetivo deve ter um retorno planejado mensurável, do contrário o projeto não tem todos os requisitos necessários para ser um projeto de sucesso. Sempre que um projeto de sistema é estipulado, uma análise profunda deve levar em consideração uma problemática inicial e um resultado a ser atendido com esse projeto, ainda que essa problemática esteja ligada a evitar erros manuais ou melhora de performance de produtividade o resultado final irá gerar invariavelmente uma redução de custos no processo.

Olha só que interessante essa matéria que saiu na PEGN (Pequenas Empresas Grandes Negócios) a respeito do tema.

Mas e quando o problema não está ligado a automatização de um processo, ou interação humana?

Quando sua empresa estiver com dificuldades, problemas ou deficiências, quase sempre resolver isso com sistema ou informatização dará resultados, eventualmente na fase atual você deve estar pensando, “mas meu problema agora não é processo interno, preciso de vendas, aumentar meu faturamento ser mais lucrativo” e esse raciocínio leva a duas novas conclusões:

• Se você quer ser mais lucrativo, você quer uma redução de custos e voltamos a falar automatização de processos, ou ainda de renegociar custo de matéria prima ou de mão de obra.
• Se você quer vender mais e aumentar seu faturamento, investir em sistema também pode ser uma solução.

Mas posso investir em sistemas que aumentem minhas vendas? Como isso pode afetar uma redução de custos?

A resposta óbvia é sim, existem hoje empresas especialistas em sistemas que aumentem performance de equipes de venda, medindo performance, estabelecendo metas e ajudando os gestores de equipe de vendas a tirarem mais de suas equipes. Além disso existem sistemas e softwares de promoção de vendas que podem aumentar sua geração de leads ou de conversão de clientes, como também existem sistemas de pedido de venda online que aproximam o comprador do vendedor, existem sistemas que geram leads interessados em produtos e soluções como os de sua empresa e até sistemas de pedido de cotação que podem ser usados para encurtar negociações e resultar numa redução de custos de vendas. O segredo não está na ferramenta em si, o desafio é entender seu negócio e o momento que ele atravessa, descobrir a problemática central vivida e selecionar a solução mais aplicável a esse problema.

E como eu consigo encarar isso como um investimento?

Se você já avaliou a situação e sabe como resolver, então você consegue estimar um resultado esperado com essa solução. Quantifique esse resultado transformando ele em números e estimando um número aproximado em relação ao resultado financeiro esperado, avalie o resultado após a implantação e compare o retorno obtido e a redução de custos realizada, se ele foi superior ao esperado parabéns suas expectativas foram superadas, do contrário provavelmente você ainda não identificou o problema central e tratou um problema secundário. Mas calma, o resultado não será jogado no lixo! Repense no objetivo, trace novas estratégias e continue trabalhando duro, afinal você conseguiu, na pior das hipóteses, reduzir os custos de operação um pouco mais e ainda deu um passo importante para uma mudança de mindset.