Entenda o que faz um sistema ser realmente a melhor opção
Essa é uma pergunta não tão fácil de responder: como escolher o melhor software para sua empresa?
Afinal, qual é seu conceito de “melhor”? Existem tantas opções de software que é impossível conhecer ou testar tudo. E, se você pedir indicações, cada um irá lhe recomendar uma ferramenta diferente.
Como a escolha de um software envolve diversos fatores que vão variar de caso a caso, conheça algumas dicas para escolher o melhor software para o seu negócio.
1. Descubra as reais necessidades da empresa
Avalie bem o que sua empresa precisa de fato, antes de sair comprando ferramentas, apenas para tê-las. Não compre um software antes de ter um entendimento realmente do que a empresa realmente vai fazer com ele.
Então, antes de sobrecarregar sua equipe com uma enxurrada de ferramentas que parecem brilhantes, examine atentamente os processos e fluxos de trabalho existentes e considere quais ferramentas podem trazer especificamente a uma solução para cada um deles a eles.
Não olhe para os recursos da ferramenta. Primeiro, veja os seus fluxos de trabalho.
2. Veja como a equipe aproveitará o software
Quando se trata de sua equipe, convém considerar vários fatores. Os recursos necessários de um software provavelmente dependerão de:
- Quantos funcionários usarão o software? Há uma grande diferença entre selecionar software para 500 pessoas ou 5 pessoas.
- Sua equipe sempre opera no escritório ou gasta uma quantidade considerável de tempo na estrada, nas instalações do projeto ou em reuniões com clientes?
- Que outro software seus funcionários usam atualmente, e qual a importância de um novo software se comunicar com essas plataformas já existentes?
- Qual a importância do nível de suporte? Sua equipe de TI precisa fornecer suporte no local ou você precisará de suporte do fornecedor?
Quando se trata da decisão de adquirir um sistema, coloque seus funcionários em primeiro lugar. Ter uma força de trabalho produtiva e satisfeita certamente fará diferença.
3. Analise o preço versus o valor
Quando se trata de escolher uma ferramenta de tecnologia, o debate sobre preço é inevitável. Vale a pena gastar dinheiro para obter um recurso específico ou é melhor economizar e encontrar outra maneira (menos tecnológica) de realizar uma determinada tarefa.
De fato, não há uma resposta definitiva para essa pergunta, mas há algumas reflexões a se fazer. Um software pode ser caro ou barato, mas a verdadeira preocupação é que tipo de valor ele agrega para a organização.
Na verdade, não há como ser diferente: você precisa mesmo dedicar tempo para analisar qual software oferece o melhor custo-benefício em termos de todas as suas funcionalidades, além de levar em consideração a frequência com que você vai usar a ferramenta.
Essa análise cuidadosa facilitará a decisão com base na adequação geral, longevidade e escalabilidade da ferramenta, à medida que sua empresa cresce.
4. Considere a acessibilidade
Quão acessível é uma determinada solução de software? O sistema pode ser acessado facilmente por todos que precisam, ou é restrito a apenas um poucas pessoas?
Ainda mais importante, ele pode ser acessado apenas em determinados locais e dispositivos ou permite conectividade remota?
A acessibilidade é muito importante quando você considera a aquisição de um software de alto valor. É ideal que seu investimento valha a pena por muitos anos.
Enfim, para aprender a como escolher o melhor software você precisa primeiro conhecer muito bem tudo o que envolve a dinâmica da empresa.
Para escolher uma alternativa tecnológica que realmente beneficie sua organização, você precisa pensar em todos os fatores envolvidos.
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